Depuis octobre 2022, Data.Subvention s’est rendu disponible aux agents des collectivités et aux opérateurs.
Nous avons d’abord établi des premiers contacts avec une diversité de collectivités : petites communes, métropoles, conseils départementaux et régionaux. De nouveaux partenariats ont ensuite vu le jour avec des associations pour partager sur la façon de connecter notre service avec les besoins locaux et les nouveaux usages.
Nous sommes à la veille d’un déploiement massif de la solution auprès de l’ensemble des collectivités, c’est un nouveau changement d’échelle qui attend Data.Subvention, et surtout une nouvelle solution concrète pour les agents territoriaux. Nous souhaitions vous en partager aujourd’hui les premiers retours d’expérience.
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Une solution gratuite et facile à prendre en main
Data.Subvention est aussi simple à utiliser qu’un moteur de recherche pour trouver des informations sur les associations. Selon les mots d’une utilisatrice en mairie d’une commune de 10 000 habitants en région parisienne :
« C’est très facile à prendre en main, merci pour ce que vous faites. »
Le système permet non seulement de retrouver rapidement les informations pertinentes mais aussi de garantir leur authenticité, avec des données directement synchronisées avec Chorus et le BODACC, ainsi que les documents officiels comme les statuts ou les comptes annuels.
Un gain de temps pour les associations et les agents avec moins de pièces à demander
Une des fonctionnalités clés de Data.Subvention est de minimiser les efforts répétitifs et de réduire la charge administrative pour les associations et les collectivités. En centralisant les documents nécessaires (statuts, liste des dirigeants, RIB) dans la plateforme, Data.Subvention permet aux agents de ne plus avoir à demander certaines pièces administratives déjà disponibles en ligne, ce qui accélère considérablement les processus de traitement des dossiers dont les collectivités sont chargées.
Adopter Data.Subvention, c’est simplifier le processus administratif :
« Avant, nous devions demander systématiquement les documents officiels pour chaque subvention. Maintenant, une grande partie de ces informations est déjà disponible grâce à Data.Subvention, ce qui réduit significativement le temps de traitement par dossier et la pile de papier, » explique un responsable du département des subventions dans une commune rurale.
Cette pratique non seulement libère du temps pour les agents mais aussi pour les associations, qui peuvent se concentrer davantage sur leurs missions principales plutôt que sur des démarches administratives.
Avantages écologiques et économiques
En plus de l’économie de temps, l’utilisation de Data.Subvention permet également une réduction des coûts liés à la gestion des documents physiques. Moins de papier est nécessaire, ce qui contribue à des pratiques plus écologiques et à des économies significatives pour les collectivités. Pour les associations, cela signifie moins de frais d’impression et de gestion de documents, permettant ainsi de rediriger ces économies vers des activités à plus grande valeur ajoutée pour leurs membres et pour la communauté.
Intégration technique de notre API pour une gestion plus efficace
Data.subvention, existe en version portail, mais peut aussi être directement raccordé aux logiciels utilisés par des collectivités via son API. (plus d’explication sur notre API ici)
En intégrant notre API aux logiciels de gestion, comme l’étudient actuellement CapAtlantique La Baule-Guérande Agglo et la Ville de Guérande avec 3D Ouest, les collectivités peuvent rationaliser leurs processus de demande de subvention. Cette intégration permet de ne plus solliciter systématiquement certaines données déjà connues des administrations, ce qui se traduit par un gain de temps considérable pour tous les acteurs impliqués.
Un meilleur accompagnement des associations avec des documents validés
En Saône-et-Loire, le conseil départemental propose des permanences pour aider les associations dans leurs démarches administratives. Il les informe sur des questions relatives à la vie associative toutes thématiques confondues (finances, gouvernance,…) et les oriente.
« Avec Data.Subvention, j’ai accès à toutes les pièces nécessaires et je peux répondre rapidement aux demandes des associations, » explique un agent.
Ce soutien permet de mieux comprendre et servir les associations locales.
Meilleure articulation des financements proposés par les autorités et respect des seuils fixés par l'UE
Data.Subvention offre une vue d’ensemble précise des subventions accordées par l’État et par certaines collectivités locales. Cet outil peut donc aider à prévenir un dépassement de seuil fixé par la règlementation européenne applicable aux minimis. Les informations sur l’historique des financements : acquis, refusés ou inexistants, apportent un plus dans le travail d’instruction du dossier.
De plus, cet outil offre une clarté opérationnelle indispensable.
« À terme, l’outil permettra de vérifier rapidement si une association est éligible à une subvention selon le code des collectivités territoriales. Par exemple, une association, dans le cadre de son budget de fonctionnement, ne peut pas être subventionnée de façon croisée par un EPCI et une commune, comme le précise le code, » explique un collaborateur de l’AMF.
« Cela nous fera gagner un temps précieux en nous évitant de préparer un dossier pour ensuite découvrir que l’association n’est pas éligible.«
Valorisation de la Transparence et de la Réglementation
Conformément au décret n° 2017-779 du 5 mai 2017, les collectivités doivent publier en ligne les subventions de plus de 23000€. Data.Subvention intégre déjà les données de plusieurs conseils régionaux, départementaux et métropoles.
« Cela valorise notre travail et respecte la réglementation tout en bénéficiant à la communauté, » témoigne un responsable des données dans un conseil régional.
« Nous continuons à organiser des webinaires avec Data.Subvention pour souligner l’importance de ces démarches et les avantages pour les agents publics. »
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