[Article] Les bonnes pratiques pour vous aider dans l’instruction de demandes de subventions
Pour vous accompagner dans vos instructions, nous compilons dans cet article quelques bonnes pratiques, inspirées des documents officiels et des partages d’expérience d’agents publics.
1 - Préparer votre instruction
A / Bien comprendre le contexte des politiques publiques
La première étape consiste à connaître les enjeux politiques des subventions. Pour vous y aider, voici plusieurs pistes :
☐ Si vous venez de rejoindre votre équipe, échanger avec la personne chargée du dispositif l’année précédente pour bénéficier de ses retours d’expérience.
☐ Télécharger et lire la circulaire du 29 Septembre 2015 (à télécharger ici) – les annexes fournissent des modèles pour les documents nécessaires (cerfa, budget prévisionnel, RIB, etc..) . L’annexe 4 présente en détail les étapes à suivre lors de l’instruction. Cela vous permettra d’identifier les démarches indispensables, et dans quel ordre les réaliser.
☐ Consulter les documents de cadrage (notes d’orientation, appel à projet, appel à manifestation d’intérêt, etc..), qui vous aideront à appréhender les enjeux politiques et les critères attendus.
B / Avoir une vision d’ensemble des dossiers déposés
L’étude et l’évaluation prenant plusieurs semaines, il est recommandé de commencer le plus tôt possible et de réserver de 2h à 4h d’affilée pour une session de travail.
Une méthode proposée par un agent traitant le FDVA (Fonds de développement de la vie associative) consiste à suivre les étapes dans l’ordre suivant :
- Vérifier l’éligibilité du dossier à partir des critères du dispositif
- Vérifier la complétude du dossier. Avec une plateforme dématérialisée, veiller à ouvrir les fichiers pour vérifier qu’ils correspondent aux standards.
- Effectuer une lecture rapide de l’ensemble des dossiers pour les catégoriser par bloc en fonction de vos critères : projets ? type d’associations ? territoires ?
- Avant de passer à l’analyse dossier par dossier, créer votre tableau de suivi avec vos critères d’évaluation, par exemple sur ce modèle :
D’autres étapes peuvent s’avérer utiles, comme la relecture bloc par bloc de plusieurs dossiers, l’avis par itération et en boucle, ou encore la relecture et le réexamen final pour cadrer avec l’enveloppe financière.
2 - Instruire dossier par dossier
L’annexe 4 de la circulaire du 29 Septembre 2015 liste les différents éléments dont il faut tenir compte dans l’instruction. Vous trouverez ci-dessous un résumé de cette annexe, avec des indications pour retrouver les éléments dans les documents annexes d’une demande ou sur Data.Subvention.
Les informations utiles peuvent se trouver tant dans le dossier que dans les documents annexes (comme les statuts, PV d’AG, derniers comptes) ou dans l’historique des subventions de l’Etat à l’association, qui sont disponibles sur Data.Subvention.
Astuce : Vous pouvez organiser votre écran (ou vos écrans) avec plusieurs fenêtres : une pour le dossier, une pour le tableau avec vos critères, une pour faire des recherches avec Data.Subvention et une pour lire les documents.
A/ L’éligibilité de la demande
L’extrait de la circulaire
Comment Data.Subvention peut vous aider ? B – Les obligations légales et réglementaires
L’extrait de la circulaire
“L’administration doit être attentive à ce que l’association respecte les obligations légales et réglementaires applicables. Ainsi, les associations bénéficiant de dons ou de subventions en numéraire d’un montant supérieur à 153 000 euros par an doivent par ailleurs satisfaire aux deux obligations prévues par l’article L.612-4 du code de commerce. Elles ont l’obligation d’établir des comptes annuels certifiés par un commissaire aux comptes et d’assurer la publicité de ces comptes.”
Comment Data.Subvention peut vous aider ?
Dans le tableau du bord d’une association sur Data.Subvention, vous pouvez visualiser rapidement le montant des subventions versées par l’État à une association sur une année donnée, et ainsi vérifier si l’association est ou non concernée par l’article L.612-4.
C – L’examen du budget prévisionnel
L’extrait de la circulaire
”L’administration procède à l’examen du budget prévisionnel (fiche 2) notamment son évolution par rapport aux comptes annuels passés si l’administration en dispose”
Comment Data.Subvention peut vous aider ?
Lors de l’examen du budget prévisionnel se pose la question des subventions reçues sur l’exercice précédent. Dans Data.Subvention, vous pouvez consulter dans le tableau de bord les subventions versées par les services de l’État à l’association, ainsi que les pièces administratives tirées des outils Le Compte Asso et Dauphin.
Cela vous permet de comparer les documents, et de regarder s’il y a des demandes de cofinancement ou un risque de surfinancement.
D – L’évaluation du projet
📕 L’extrait de la circulaire
”L’administration utilise ensuite la fiche 3-2 et examine notamment si le projet s’inscrit dans la politique publique dont elle est responsable et si les éléments mentionnés par le porteur sur la description du projet, les moyens mis en œuvre, la durée, la zone couverte et les méthodes d’évaluation concordent.”
👉 Comment Data.Subvention peut vous aider ?
Les documents et l’historique des subventions vous permettent de savoir avec quels services de l’Etat l’association a travaillé et mieux connaître le périmètre et l’objet de ses actions.
E – La réglementation des aides d’Etat
📕 L’extrait de la circulaire
“L’administration identifie ensuite la situation de l’association au regard de la réglementation des aides d’État.”
👉 Comment Data.Subvention peut vous aider ?
Dans le cadre d’un projet où un cofinancement est nécessaire, Data.Subvention vous permet de vous faire une idée sur la vulnérabilité de l’association : combien de subventions lui ont été refusées ? Quelle est la part des subventions accordées sur le total demandé ? L’association a-t-elle d’autres financeurs, ou dépend-elle de votre service ?
Par ailleurs, l’onglet Bodacc (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales), accessible dans les pages Association, permet aussi de se faire une idée de la santé judiciaire de l’association. Est-elle en situation de redressement ou de liquidation ? Le Bodacc vous en informe.
Nous espérons que cet article vous sera utile !
Sachez que vous pouvez l’imprimer pour en faire un aide-mémoire lors de l’instruction.
Si vous souhaitez compléter cet article par vos retours et vos conseils, nous serons très heureux de les recevoir en commentaire de cet article ou à l’adresse : [email protected]
Merci pour votre lecture !